怎樣做好展會策劃？

1、正確獲得展會主題

一個展會主題提出后要經過論證方可確定，經過收集大量的相關行業信息了解該行業分析展會的可行性。在收集信息的時候要通過多種渠道進行，因為多渠道收集的信息才能更全面的了解行業，一方面可以利用互聯網信息量大的優勢進行大量的收集，然后將收集的信息整合；另一方面通過走訪行業專業人士了解該行業行情和行業的布局；第三、對展會舉辦地的實地考察，了解展會舉辦地是否具有產業優勢、區位條件、政府的政策是否有支持等。

2、展會立項策劃書的寫作

立項策劃書的內容主要有以下幾個方面：

（1） 辦展市場環境分析：對展主題所在產業和市場的情況分析，對國家、展會舉辦地有關法律、政策的分析，對行業內相關展會的情況的分析等。

（2） 展會基本框架設立：如展會的名稱、時間、地點、辦展頻率、組織機構、展品范圍、價格等。

（3） 展會初步預算方案：包括收入和支出兩個部分（4） 展會實施的人員分工：項目組成員分成宣傳推廣組、招展組、配套活動策劃組等（5） 展會招展計劃：在招展組中設定每個業務員完成招展指標；招展客戶資料的分配；設立每日完成的電話量等（6） 展會招商計劃：招展組配合執行，主要是對配套活動的贊助招商、展會各類廣告的銷售等（7） 展會宣傳推廣計劃：有宣傳推廣組執行推廣計劃，計劃應該設置時間節點，什么時候完成什么樣的宣傳推廣任務，如截止**日完成多少家媒體置換、完成微博、微信推送多少條等（8） 展會籌備進度計劃：設置各階段要完成的任務指標，如**月完成招展1/2，**月完成招展工作，**月完成展刊資料的收集等（9） 展會開幕式和展會現場管理計劃：這部分主要是對各人員進行分工，如開幕式組負責舞臺布置監督、開幕式流程策劃、嘉賓邀請等；展會現場管理設立展務組負責，主要的工作有接待展商入館、核對標展眉牌、展位打通核對、布展期間的各項服務和展會進行時的巡館服務工作；（10）展會期間舉辦的配套活動計劃：有活動策劃組進行配套活動的策劃和執行、《展會項目立項可行性研究報告》的寫作

首創展臺設計效果圖

3、《展會項目立項可行性研究報告》的內容應包括以下方面：

（1）市場環境分析

在已收集的各種信息的基礎上，進一步分析和論證舉辦展會的各種市場條件是否具備，是否有舉辦該展會所需要的各種政策條件和市場條件。市場環境分析是研究現階段行業的發展概況和預估該行業未來的發展趨勢。一個成功的展會主題必定是有較好發展前景的行業，是朝陽產業。

（2）展會生命力分析

展會生命力分析是從計劃舉辦的展會本身出發，分析該展會是否有發展前途。展會生命力的分析是對展會的戰略思考，是分析展會未來的發展趨勢、分析展會是否能長遠的發展、是否能成為行業內有知名度和影響力的展會。

（3）展會執行計劃分析

展會執行計劃分析是從計劃舉辦的展會項目的本身出發，分析該展會設立的計劃在實施過程中是否完善、是否還需要補充，設立的計劃目標完成率多高，按照計劃是否能保證整個展會項目順利完成。檢查各項工作的分工是否合理，是否存在力不從心的安排等。

（4）展會項目財務分析

展會項目財務分析是是否決定辦展的重要參考，是從辦展機構財務的角度出發，分析測算舉辦該展會的費用支出和收入以及各項財務項目分配是否合理；現階段，一個新的展會項目要實現盈利至少要5屆以上或者10屆以上，所以在分析財務時要理性看待財務收入支出。

（5）展會項目風險分析

從展會立項可行性分析的角度看，風險就是辦展機構在舉辦展會的過程中，由于一些難以預料和無法控制的因素的作用，使辦展機構舉辦展會的計劃和舉辦展會的實際收益與預期發生背離，從而使辦展機構舉辦展會的計劃落空；或者是由于招展不利導致展商數量少而致展會延后或取消。

（6）改進建議

針對上述問題，提出對展會項目立項策劃的改進建議，指出要成功舉辦該展會應該努力的方向等。